การบริหารผลงานของทีมงาน

การบริหารโครงการโดยทั่วไปหลังจากผู้บริหารโครงการวางแผนงานเสร็จแล้ว
ก็จะกระจายงานให้ทีมงานต่างๆที่เกี่ยวข้องไปดำเนินการ
แต่หน้าที่ของผู้บริหารโครงการไม่ได้สิ้นสุดเพียงแค่การกระจายงาน
แต่ยังต้องบริหารผลการปฏิบัติของทีมงานให้ได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ด้วยเช่นกัน
ซึ่งการบริหารผลการปฏิบัติงานให้ได้ตามเป้าหมายมีขั้นตอนที่สำคัญดังนี้

1. การกำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัด (Goal Setting and Measurement , KPIs)
ผู้บริหารโครงการควรกำหนดเป้าหมายให้กับแต่ละฝ่าย แต่ละทีมในโครงการโดยที่สามารถวัดผลลัพธ์ได้เช่น
- ระยะเวลาการก่อสร้าง / การติดตั้งของแต่ละทีม เช่น งาน A แล้วเสร็จภายใน1เดือน
- คุณภาพของงานที่แต่ละทีมควรทำได้ เช่น งาน A ต้องมีรายการแก้ไขไม่เกิน 5 รายการในการส่งมอบงานครั้งที่ 1
- ต้นทุนที่แต่ละทีมใช้ไปในแต่ละงาน เมื่องาน A แล้วเสร็จและส่งมอบเรียบร้อยต้องมีค่าใช้จ่าย(ทั้งค่าวัสดุ+ค่าแรง)ไม่เกิน 100,000 บาท
เพื่อให้มองเห็นทิศทางว่าต้องการให้โครงการดำเนินไปในทิศทางใด

2. การกำหนดแผนการทำงาน (Action Planning)
หลังจากกำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัดที่ชัดเจน จับต้องได้แล้ว ก็ถึงเบลานำเป้าหมายนั้นมากำหนดเป็นแผนงาน สิ่งที่ต้องทำ ทรัพยากรที่ต้องใช้เพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้ เช่น
- สิ่งที่ต้องทำและทรัพยากรที่ต้องใช้เพื่อให้งานAแล้วเสร็จภายใน 1 เดือน คือ....
- สิ่งที่ต้องตรวจสอบระหว่างการทำงานเพื่อให้ได้คุณภาพมีการแก้ไขไม่เกิน5รายการได้แก่....
- งบประมาณสำหรับค่าวัสดุงานA = 60,000 บาท และค่าแรง = 40,000 บาท ต้องจัดซื้อ-จัดหาเมื่อไหร่ อย่างไร และที่ไหน

3. การติดตามและประเมินผลงาน (Follow up and Evaluation)
หลังจากดำเนินงานไปได้สักระยะควรมีการติดตามความคืบหน้าและการใช้ทรัพยากรตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้ เช่น
- ประชุมประจำวันตอนเย็น
- Weekly Meeting
- ประชุมประจำเดือน
โดยการประเมินผลงานที่ทำได้จริงเทียบกับแผนงาน (Action Plamning) ที่ได้วางไว้
หากไม่เป็นไปตามแผน ควรนำมาวิเคราะห์หา Root Cause ว่าเกิดจากสาเหตุใด ปัจจัยใด

4. การปรับปรุงผลการปฏิบัติงาน (Improvement)
หลังจากมองเห็นสาเหตุหรือปัจจัยที่ทำให้ผลงานที่ทำได้ไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่วางเอาไว้เช่น
- งานล่าช้า
- งานไม่ได้คุณภาพ ต้องแก้ไข รื้อทิ้งหลายจุด
- ใช้Budget เกินจากที่ตั้งไว้
นำมาวิเคราะห์หาสาเหตุ ปัจจัยที่ทำให้เกิดสถานการณ์เช่นนั้น เพื่อคิดหาแนวทางปรับปรุงกระบวนการทำงานเช่น
- เปลี่ยนวิธีการ
- พัฒนาตัวบุคคล เช่นความรู้ ทักษะ ความเอาใจใส่
- กระตุ้นแรงจูงใจด้วยbenefit ต่างๆ
- เพิ่มเครื่องจักรหรือแรงงาน
- ปรับปรุงกระบวนการทำงานบางอย่างเช่น งานแบบ , งานจัดซื้อ , การบริหารพื้นที่
แล้วนำมากำหนดเป็น Action Plan หรือ Quick Win ตามสถานการณ์ที่ควรจะเป็น ณ ขณะนั้น

การบริหารงานโครงการควรมีรูปแบบ ขั้นตอน หรือกรอบการทำงานที่ชัดเจน
และครอบคลุมตั้งแต่รับงานจนส่งมอบงาน
เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ใช้ต้นทุนน้อยที่สุด งานเป็นไปตามแผนที่วางไว้