ทำอย่างไรจึงจะได้แรงสนับสนุนในการบริหารโครงการ

ผู้ที่มีอำนาจระดับสูงอาจจะอยู่ในองค์กร หรือนอกองค์กรเช่น เจ้าของโครงการ ทีมออกแบบ ทีมที่ปรึกษา กลุ่มProject Sponser , ผู้ถือหุ้น , หน่วยงานราชการ

เรื่องที่ผู้บริหารโครงการอยากได้แรงสนับสนุนเหล่านี้ เช่น

• ขอเปลี่ยนแปลง Scope & Detail โครงการในส่วนที่ตนเองมีข้อจำกัด หรือไม่สามารถทำงานได้สะดวก
• ต้องการPowerมากขึ้นในการควบคุม สั่งการทีมงานอื่นๆที่ไม่ได้อยู่ภายใต้สายบังคับบัญชาของตนเอง เพื่อให้โครงการเดินหน้าได้
• ติดต่อกับบุคคลหรือหน่วยงานภายนอกเพื่อเดินเรื่องขออนุมัติต่างๆได้ราบรื่นขึ้น
• คิดค่าใช้จ่ายงานเพิ่มในส่วนที่อาจจะหลุดหรือผิดพลาดตอนทำQuotation หรือประเมินมูลค่าโครงการ
• ขยายระยะเวลาทำงานของสัญญาออกไปจากการเผชิญ ปัญหา อุปสรรคที่ทำให้ไม่สามารถทำงานตามแผนได้
• ส่งมอบหรือHandover งาน/โครงการให้กับผู้รับมอบได้ราบรื่นขึ้น (โดยยังอยู่ภายใต้กรอบT-C-Q)

สถานการณ์เหล่านี้หากผู้บริหารโครงการไม่มีPowerพิเศษ พลังแฝงจากผู้มีอำนาจระดับสูง ก็อาจต้องใช้เวลาในการทำงานมากขึ้น เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น หรือบางทีอาจถึงขั้นโครงการหยุดชะงักได้

ผู้บริหารโครงการหลายคนไม่รู้ว่าจะต้องจัดการสถานการณ์เหล่านี้อย่างไร ไม่รู้ว่าต้องขอความช่วยเหลือจากใคร เพราะคิดว่าเราตัวเล็กเกินไป พูดอย่างไรก็ไม่มีใครฟัง หรืออาจจะไม่รู้ว่ามีแนวทางแบบนี้อยู่ในศาสตร์การบริหารด้วย

แต่สำหรับผู้บริหารโครงการมือเก๋า เรื่องเหล่านี้ถือเป็นปกติ เป็นทักษะที่ถูกฝึกฝนต่อๆกันมาหรืออาจจะเกิดจากการสังเกต เรียนรู้ ลองผิดลองถูก ขอได้บ้าง ไม่ได้บ้าง จนมองคน มองสถานการณ์ออกว่า เรื่องนี้ต้องขอความช่วยเหลือจากใคร หรือใครบ้างในโครงการที่ควรเดินเข้าหาเพื่อทำความรู้จัก(และฝากเนื้อฝากตัวไว้)

มีอะไรบ้างที่ทำให้ผู้มีอำนาจระดับสูงให้การยอมรับและยินดีที่ให้การสนับสนุน(ทั้งSoft & Hard Power) แก่ผู้บริหารโครงการมือเก๋า ...

1.ผลงานที่ประจักษ์ (Success Stories)
ผู้มีอำนาจระดับสูงคงไม่ให้อำนาจและความไว้วางใจกับคนทียังไม่มีผลงานที่พิสูจน์ฝีมือได้ น้อยคนที่จะยอมวัดใจกับคนที่มีแวว เพื่อเจอเพชรเม็ดงาม....แต่ถ้าเลือกได้ก็อยากช่วยคนที่เจ๋งจริงมากกว่า เพื่อรักษาชื่อเสียงของตัวเองและป้องกันความเสี่ยงทางธุรกิจด้วย

2.เป็นผู้นำตัวจริงของทีม (Good Leader)
ภาพลักษณ์โครงการที่มีแต่ความขัดแย้ง ลูกน้องไม่ยอมรับหัวหน้า(ผู้บริหารโครงการ) มีปัญหาก็โทษแต่ลูกน้อง หรือบางครั้งก็เอาลูกน้องเป็นข้ออ้าง เป็นตัวประกันเพื่อให้ได้ในสิ่งที่ต้องการ ขาดความเป็นผู้นำ ก็คงไม่สามารถสร้างความไว้วางใจให้กับผู้มีอำนาจระดับสูงได้ ตรงข้ามกับผู้บริหารโครงการที่ผู้นำหนักแน่น กล้าตัดสินใจและลูกน้อง ก็เชื่อถือ ให้การยอมรับ และไว้วางใจในตัวผู้นำคนนี้เป็นเสียงเดียว ถือเป็นพลังเสริมในการขอความสนับสนุนได้เป็นอย่างดี

3.ทำตัวเล็กแต่ไม่ฝ่อ (Brave & Humble)
ความถ่อมตัวถือเป็นคุณสมบัติที่สำคัญเมื่ออยู่ต่อหน้าบุคคลที่มีระดับสูงกว่า การทำตัวเองให้เล็กลงเพื่อทำให้อีกฝ่ายรู้สึกตัวใหญ่ขึ้นคือสิ่งที่เห็นได้เสมอจากผู้บริหารที่มีประสบการณ์สูงๆ แต่ก็ไม่ใช่ว่าเล็กจนไม่เหลือตัวตนจนกลายเป็นขาดความมั่นใจ แม้จะถ่อมตนแต่ก็ต้องยืนหยัดในจุดยืนด้วยความสุภาพ (Assertive) และก็ต้องมีข้อมูลของอีกฝ่ายพอสมควรหากต้องมีการเจรจาต่อรอง

4.การนำเสนอที่ปฏิเสธไม่ได้ (Good Offering & Presentation)
ผู้บริหารโครงการต้องเป็นนักเล่าเรื่องและนักนำเสนอที่ยอดเยี่ยมด้วย เพราะหากมีแต่คำพูดขอความช่วยเหลือเพียงอย่างเดียวก็คงขาดน้ำหนัก ความน่าเชื่อถือและน่าสนใจไป การนำเสนอด้วยข้อมูลและทางเลือกที่เตรียมไว้ โดยเป็นข้อมูลที่น่าเชื่อถือ การคาดคะเนผลลัพธ์และผลกระทบที่มีความเป็นไปได้ และประโยชน์ที่โครงการจะได้ ช่วยเพิ่มน้ำหนักการตัดสินใจจากผู้มีอำนาจระดับสูงได้

5.รู้ทิศทางลม (Right Time)
"ถูกที่ผิดเวลา" คือสถานการณ์ที่ไม่มีใครอยากให้เกิดขึ้นเมื่ออยากได้อะไรบางอย่าง ผู้บริหารมือเก๋าจะประเมินช่วงเวลาที่เหมาะสม แล้วรอคอยโอกาสนั้นมาถึงอย่างใจเย็น
บางครั้งโอกาสก็มีแค่หนเดียว หากเข้าไม่ถูกจังหวะ ต่อให้มีทำข้อ1-4มาดีขนาดไหน ก็ตกม้าตายได้เช่นกัน

จากที่ได้มีโอกาสสัมผัสผู้บริหารโครงการหลายท่านมา ทั้ง5ข้อนี้คือสิ่งที่มือเก๋าๆทั้งหลายได้สั่งสมมาตลอดชีวิตการเป็นผู้บริหารโครงการ ผ่านการถูกปฏิเสธ ถูกมองข้ามมาไม่รู้เท่าไรต่อเท่าไร

ความสำเร็จที่ยั่งยืนไม่ได้สร้างในเวลาอันสั้น ความเป็นบุคคลที่น่าเชื่อถือ ได้รับการยอมรับจากผู้มีอำนาจระดับสูงๆก็ต้องใช้ระยะเวลาเช่นเดียวกัน