การสั่งงานและมอบหมายงานสำหรับผู้บริหารโครงการ

"เคยไหมครับที่เรามอบหมายให้ทีมงานไปวางแผนงานเอง แต่ทีมงานกลับรอเราสั่งว่าจะให้ทำอะไรก่อน"
"เคยไหมครับที่เราสั่งให้ทีมงานจัดพื้นที่หน้างานตามรูปแบบที่เราบอกแต่เขามีรูปแบบของเขาเอง จึงไม่ค่อยเต็มใจทำตามคำสั่ง"
อาการดังกล่าวส่วนหนึ่งเกิดจากความไม่ชัดเจนในวัตถุประสงค์(Objective)กับวิธีการ(Method)ของการ"สั่งงาน"กับ"มอบหมายงาน"
บทบาทหนึ่งที่สำคัญของผู้บริหารโครงการ คือการ Assign งานให้กับทีมงาน
เพื่อแบ่งเบาภาระของหัวหน้าและพัฒนาความสามารถของทีมงานผ่านการทำงานแทนหัวหน้า
วิธีการAssign ที่เรามักใช้บ่อยๆคือ การสั่งงาน (Ordering) และ การมอบหมายงาน(Delegation)
ทั้ง2วิธีมีความแตกต่างกันพอสมควร โดยผมขอสรุปเข้าใจง่ายๆดังนี้ครับ
1.
สั่งงาน = สั่งให้ทีมงานทำงานที่เป็นหน้าที่ของเขาอยู่แล้ว
มอบหมาย = มอบหมายงานที่เป็นหน้าที่ของเราให้ทีมงานไปดำเนินการแทน
2.
สั่งงาน = หัวหน้าเป็นคนกำหนดวิธีการ,แผนงานให้
มอบหมาย = ให้อิสระทีมงานเป็นคนกำหนดวิธีการ,แผนงานเอง หรือกำหนดร่วมกัน(Brainstrom)
3.
สั่งงาน = อำนาจการตัดสินใจอยู่ที่หัวหน้าเป็นหลัก
มอบหมาย = อำนาจการตัดสินใจอยู่ที่ทีมงานเป็นหลัก(ตามขอบเขตที่ตกลงร่วมกัน)
4.
สั่งงาน = มักจะเป็นงานที่ทีมงานเคยทำ ทำประจำอยู่แล้ว จึงไม่ต้องสอนหรือแนะนำอะไรมาก
มอบหมาย = ส่วนมากเป็นงานใหม่ งานที่ไม่เคยทำ จึงควรมีการสอนงาน ให้คำแนะนำ หรือโค้ชให้ทีมงานเกิดความเชื่อมั่นด้วย
5.
สั่งงาน = ทีมงานไม่สามารถปฏิเสธได้เพราะเป็นความรับผิดชอบเดิมของเขาอยู่แล้ว
มอบหมาย = ทีมงานอาจจะมีข้อต่อรองที่จะไม่รับงานโดยอาจมีเหตุผล(ข้ออ้าง)เช่น งานตัวเองเยอะอยู่แล้ว , ไม่เคยทำกลัวทำผิด
6.
สั่งงาน = อาจจะติดตามความคืบหน้าถี่หรือไม่ถี่ก็ได้ขึ้นอยู่กับประสบการณ์ของทีมงานและความมั่นใจของหัวหน้า
มอบหมาย = ควรมีการติดตามความคืบหน้าถี่ เนื่องจากอาจเกิดความผิดพลาดได้ง่ายหรือทีมงานต้องการความช่วยเหลือบ่อย เพราะเป็นงานที่ยังไม่เคยทำมาก่อน
7.
สั่งงาน = มุ่งเน้นการทำงานให้เสร็จตามเป้าหมาย
มอบหมาย = มุ่งเน้นการเรียนรู้งาน พัฒนาตวามสามารถของทีมงานให้เติบโต

ประเด็นที่ต้องให้ความสำคัญระหว่างการAssign

การสั่งงาน (Ordering)
- เป้าหมาย กำหนดเสร็จที่ชัดเจน
- ความไว้วางใจระหว่างหัวหน้ากับทีมงาน(Trust)
- ความสามารถ ประสบการณ์ของทีมงาน
- ความเข้าใจตรงกันในงานที่สั่งทั้งรายละเอียด วิธีการ ทรัพยากรที่ต้องใช้
- ความเร่งด่วนของงานที่สั่งเพื่อเสริมกำลังคน อุปกรณ์ วัสดุอย่างเพียงพอ

การมอบหมายงาน (Delegation)
- ความสามารถและความเต็มใจของทีมงาน
- Workload ที่มีอยู่ ณ ตอนนั้นของทีมงาน
- ความยากง่ายของงานเพื่อการสอนงาน
- อำนาจในการตัดสินใจที่ทีมงานสามารถทำได้(Authority)
- กำหนดการติดตามความคืบหน้าที่ชัดเจน
- เวลาของหัวหน้าที่Standby สำหรับสอนงาน consult และ โค้ชได้
- รับฟัง สังเกตคำพูด อากัปกิริยาของทีมงานอย่างเข้าอกเข้าใจ(Empathy)

คราวนี้ลองมาดูตัวอย่างการสั่งการกับการมอบหมายงานเพื่อให้เห็นภาพการประยุกต์ใช้ได้ชัดเจนขึ้นกันครับ

ตัวอย่างงานที่ควรใช้การสั่งงาน
- การตรวจเช็ค ตรวจสอบปริมาณวัสดุ คุณภาพการทำงาน
- งานเร่งด่วนต่างๆ เช่นอุบัติเหตุ , Overviewหน้างานเพื่อต้อนรับบุคคลสำคัญ
- คำนวนปริมาณวัสดุต่างๆ (Cost Estimation)
- งานที่มีกฎระเบียบกำหนดไว้ชัดเจนอยู่แล้วเช่น งานSafety
- การจัดเก็บ ทำความสะอาดพื้นที่หน้างานประจำวัน
- การแจกจ่ายงานประจำวันหรือตามแผนงานที่กำหนดไว้แล้ว

ตัวอย่างงานที่เหมาะแก่การมอบหมาย
- หาวิธีการลดCost ลดต้นทุน ลดWaste ในการใช้วัสดุ เครื่องจักร แรงงาน ค่าน้ำค่าไฟ อุปกรณ์สำนักงาน
- คิดวิธีการทำงานใหม่ๆเพื่อให้งานเร็วขึ้น
- พูดคุย เจรจา ต่อรองหาข้อสรุปกับSuppliers , Subcontractor (ในscope ที่ไม่ใหญ่เกินไป)
- จัดวางlayoutพื้นที่หน้างาน stockyard ออฟฟิสให้สะดวกต่อการทำงาน
- การวางผังบุคลากร Manpower , การจัดตารางเครื่องจักร

ผู้บริหารโครงการยุคใหม่ (Smart Project Manager) ควรเข้าใจในความเร่งด่วน ความสำคัญของงานที่มี
สามารถวิเคราะห์Priority และแยกแยะได้ชัดเจน
งานใดควรใช้การสั่งงาน(Ordering)
งานใดควรใช้การมอบหมาย(Delegation)
เพื่อให้เกิดประโยชน์อย่างสมดุลกับทั้งตัวงานและการเรียนรู้และพัฒนาของทีมงาน
เพื่อสร้างการเติบโตให้พร้อมรับผิดชอบงาน(โครงการ)และตำแหน่งที่ท้าทายของทีมงาน(Career Path)
ในโลกอนาคตการแข่งขันที่ไม่แน่นอน คาดเดายาก (VUCA)