มอบหมายงานแล้วต้องทำเอง 3 ข้อตกลงที่หัวหน้าควรใช้

วันพฤหัสบดี หัวหน้าโครงการเปิดไฟล์แผนงานที่มอบหมายให้ลูกทีมจัดทำไว้สำหรับประชุมวันศุกร์ ข้อมูลมาครบ มีสองทางเลือก แต่ช่อง “ข้อเสนอ” ยังว่างอยู่ พอถามว่าจะเลือกทางไหน ลูกทีมตอบว่า “ผมเตรียมข้อมูลไว้ให้แล้วครับ รอพี่ตัดสินใจ”

หัวหน้าใช้เวลาช่วงเย็นไล่ดูรายละเอียด เลือกแผน และแก้ไฟล์เอง ส่วนลูกทีมปิดวันด้วยความเข้าใจว่าตนส่งงานครบแล้ว ทั้งคู่ทำตามภาพของคำว่า “รับผิดชอบงาน” ที่ตัวเองเข้าใจ คนหนึ่งคาดหวังข้อเสนอที่ใช้ตัดสินใจได้ อีกคนเข้าใจว่าหน้าที่ของตนจบที่การเตรียมข้อมูล

ถ้าคุณมอบหมายงานแล้วต้องกลับมาทำเองบ่อย ๆ สิ่งแรกที่ควรเช็กคือ ลูกทีมเข้าใจผลลัพธ์ตรงกับคุณไหม รู้ว่าตัดสินใจได้ถึงไหน และรู้ว่าเมื่อไรควรขอความช่วยเหลือ สามเรื่องนี้ควรตกลงตั้งแต่เริ่มงาน เพราะตอนใกล้ส่ง หัวหน้ามักเหลือเวลาน้อยเกินกว่าจะสอนวิธีคิดและรักษากำหนดส่งไปพร้อมกัน

หัวหน้าควรตกลงอะไรบ้างก่อนมอบหมายงาน?

1. งานที่เสร็จต้องช่วยให้ใครทำอะไรต่อได้
แทนที่จะบอกเพียงว่า “ช่วยทำแผนมาให้ดู” ลองระบุว่า “ผมต้องใช้แผนนี้เลือกแนวทางในประชุมวันศุกร์ ขอให้เปรียบเทียบสองทางเลือก สรุปผลกระทบต่อเวลาและคน แล้วเสนอว่าควรเลือกทางไหนพร้อมเหตุผล” ลูกทีมจึงเห็นว่าต้องส่งทั้งข้อมูลและข้อเสนอของตัวเอง

2. เรื่องไหนตัดสินใจเอง เรื่องไหนต้องแจ้ง และเรื่องไหนต้องขออนุมัติ
ตัวอย่างเช่น ลูกทีมปรับลำดับงานภายในทีมได้ ถ้ากระทบคิวของอีกฝ่ายให้แจ้งผู้ประสานงาน และถ้าเปลี่ยนวันส่งลูกค้าหรือเพิ่มงบให้ขออนุมัติก่อน ขอบเขตแบบนี้ช่วยให้หัวหน้ามอบอำนาจได้ตามความพร้อมของคนและความเสี่ยงของงาน (อ่านเพิ่มเติม: วิธีกำหนดว่าเมื่อไรลูกทีมต้องแจ้งความเสี่ยง)

3. จุดเช็กแรกควรอยู่ก่อนช่วงที่แก้ยาก
สำหรับงานส่งวันศุกร์ อาจนัดคุยวันพุธเพียงสิบนาที ให้ลูกทีมบอกว่าเอนเอียงไปทางไหน ใช้เกณฑ์อะไร และยังขาดข้อมูลอะไร หัวหน้าจะได้เห็นวิธีคิดก่อนที่ลูกทีมจะใช้เวลาทำรายละเอียดจนเต็มแผน

ถ้าลูกทีมยังถามทุกเรื่อง จะฝึกให้ตัดสินใจเองอย่างไร?

ครั้งหน้าที่ได้ยินว่า “พี่เลือกให้หน่อยครับ” ลองถามกลับว่า “ถ้าอยู่ในขอบเขตที่เราตกลงกัน คุณเสนอทางไหน เพราะอะไร และมีความเสี่ยงอะไรที่เราต้องเผื่อไว้?” ถ้าลูกทีมตอบได้แต่ยังลังเล ให้ทบทวนเกณฑ์ที่ใช้ตัดสินใจด้วยกัน แล้วให้เขารับผิดชอบขั้นตอนต่อไปภายในขอบเขตที่ตกลง

ถ้าเขายังไม่มีข้อมูลพอ ให้ตกลงว่าต้องหาอะไรเพิ่มและใครช่วยได้ ส่วนเรื่องที่อยู่นอกอำนาจของเขา ให้หัวหน้ารับการตัดสินใจ พร้อมอธิบายเกณฑ์ที่ใช้ เพื่อให้ลูกทีมเตรียมข้อเสนอได้ดีขึ้นในครั้งหน้า

ลองใช้วิธีนี้กับงานหนึ่งประเภทที่เกิดซ้ำ แล้วเทียบงานสองหรือสามรอบว่า ลูกทีมเสนอทางเลือกพร้อมเหตุผลได้บ่อยขึ้นไหม หัวหน้าต้องรับงานกลับไปแก้กี่ครั้ง และงานยังทันตามกำหนดหรือเปล่า ถ้าหัวหน้าต้องทำแทนอยู่ ให้ย้อนดูว่ายังติดเรื่องข้อมูล ทักษะ หรือสิทธิในการตัดสินใจ คำตอบนั้นจะบอกได้ว่าควรสอนอะไรหรือปรับข้อตกลงส่วนไหนก่อน

เราไม่ได้ขายหลักสูตร…เราแกะโจทย์ธุรกิจ

“มอบหมายแล้วต้องกลับมาทำเอง” อาจมาจากเป้าหมายงานที่ไม่ชัด ขอบเขตการตัดสินใจที่ไม่เคยตกลงกัน หรือจุดเช็กที่มาช้าเกินไป แต่ละสาเหตุต้องแก้ต่างกัน เราจึงเริ่มจากงานจริงที่หัวหน้าในองค์กรของคุณต้องรับกลับมาทำแทน แล้วออกแบบการฝึกให้ตรงจุดที่ติด

หลักสูตร Leading Across Generations for Thai Workplaces ให้หัวหน้าฝึกมอบหมายงานด้วยเคสของตัวเอง ตั้งแต่บอกผลลัพธ์ที่ต้องการ ตกลงขอบเขตการตัดสินใจ ไปจนถึงตั้งคำถามที่ช่วยให้ลูกทีมทุกวัยกล้าเสนอทางเลือกพร้อมเหตุผล