การค้นหาและจัดการความสูญเปล่าด้วยวงจร DMAIC

แนวคิดหนึ่งที่นิยมในการปรับปรุงกระบวนการทำงานก็คือ ลีน (Lean) ซึ่งมุ่งเน้นการลดหรือกำจัดความสูญเปล่าที่แทรกซึมอยู่ตามกิจกรรมหรือขั้นตอนต่างๆออกไปให้มากที่สุด ซึ่งเครื่องมือหนึ่งในการลดหรือกำจัดความสูญเปล่าก็คือ วงจร D-M-A-I-C ( D-M-A-I-C Cycle ) นั่นเอง

วงจร D-M-A-I-C เป็นการทำงานที่มีลำดับขั้นตอนทั้งหมด 5 ขั้นตอนได้แก่

D : DEFINE = ขั้นตอนการระบุปัญหาที่เกิดความสูญเปล่า
ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนแรกสุดของกระบวนการปรับปรุงซึ่งถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญเพราะหากเราระบุปัญหาผิดหรือระบุปัญหาไม่ชัดเจนก็จะส่งผลถึงขั้นตอนต่อๆไปได้ รวมถึงการมองข้ามปัญหา ไม่ยอมรับปัญหา หรือไม่กล้าเผชิญกับปัญหาก็ส่งผลกระทบถึงการปรับปรุงการทำงานเช่นกัน
จัดเริ่มต้นของการปรับปรุงการทำงานเราควรมองปัญหาด้วยมุมมองเชิงบวกเช่นอาจมองว่าการปรับปรุงคือการช่วยให้ลูกค้าได้รับสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพ ช่วยให้องค์กรเติบโตหรืออยู่รอดได้ รวมถึงเป็นการพัฒนาศํกยภาพของตัวเราเองด้วยเช่นกัน
การระบุปัญหาทำได้หลายวิธีเช่น ใช้ Feedback หรือข้อร้องเรียนของลูกค้า , ประเมินผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นเทียบกับเป้าหมายหรือแผนงาน , ค้นหางานที่มีความล่าช้าหรือไม่ได้ตามแผน ค่าใช้จ่ายที่คิดว่าไม่จำเป็นหรือสูงเกินว่างบประมาณที่ตั้งไว้ เมื่อเราสามารถระบุปัญหาที่ต้องการจะปรับปรุงได้ชัดเจนแล้วก็ไปสู่ขั้นตอนถัดไป

M : MEASURE = ขั้นตอนการตรวจวัดความสูญเปล่า
ขั้นตอนนี้เป้นขั้นตอนการตรวจวัดหรือบ่งชี้ปริมาณของความสูญเปล่าที่เกิดขึ้น โดยต้องหาหน่วยวัดมาบ่งชี้ ซึ่งอาจจะเป็นตัวชี้วัดเชิงปริมาณที่วัดได้โดยตรง (Quantitative) เช่น ระยะเวลา , จำนวนของเสีย , ยอดขายที่ลดลง , จำนวนคน/จำนวนลูกค้า , ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น , จำนวนครั้งที่ต้องแก้ไขงาน , ชั่วโมงหยุดงานของเครื่องจักร เป็นต้น
หรืออาจจะใช้ตัวชี้วัดเชิงคุณภาพที่กำหนดขึ้นมา (Qualitative) เช่น ความสามารถของพนักงาน , ความพึงพอใจของลูกค้า , พฤติกรรมของบุคคลด้านต่างๆ
เพื่อให้รู้ถึงปริมาณความสูญเสียที่เกิดขึ้นและสามาถนำไปกำหนดเป้าหมายที่จะลดหรือปรับปรุงต่อไปได้

A : ANALYZE = ขั้นตอนการวิเคราะห์หาสาเหตุของความสูญเปล่า
ขั้นตอนนี้เป็นการวิเคระห์หาสาเหตุรากเหง้าหรือปัจจัยต่างๆที่ทำให้เกิดความสูญเปล่าเพื่อนำไปกำหนดแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงต่อไปได้
เครื่องมือในการวิเคราะห์ความสูญเปล่าที่นิยมใช้เช่น ผังก้างปลา (Fishbone Diagram) โดยอาจจะใช้กรอบ 5M (Man – Machine – Material – Method – Money) เป็นตัวแยกแยะสาเหตุ เช่น งานล่าช้าเกิดจากผู้ปฏิบัติงาน (MAN) ขาดทักษะ และอุปกรณ์ (MACHINE) ชำรุดบ่อย เป็นต้น
หรืออาจจะใช้เทคนิคการถาม Why-Why Analysis ถาม”ทำไม ทำไม” เจาะลึกลงไปเรื่อยๆจนกระทั่งเจอสาเหตุที่แท้จริง (ถามประมาณ 5 ครั้ง)

I : IMPROVE = ขั้นตอนการกำหนดแนวทางปรับปรุงการทำงาน
หลังจากแยกแยะสาเหตุต่างๆแล้ว ขั้นตอนนี้จะเป็นการกำหนดแนวทางปรับปรุงแก้ไขที่ตรงกับสาเหตุที่วิเคราะห์ได้ โดยควรเน้นไปที่แนวทางใหม่ๆที่อาจจะยังไม่เคยปฏิบัติมาก่อน เพื่อสร้างผลลัพธ์ใหม่ๆ
เครื่องมือที่ใช้สำหรับคิดแนวทางแก้ไขเช่น เทคนิค E-C-R-S โดยใช้แนวทางการ ยกเลิก/กำจัด (Eliminate) , รวบรวม (Combine) , สลับสับเปลี่ยน (Rearrange) , ทำให้ง่ายขึ้น (Simplify) ในการประกอบการคิด เช่น ยกเลิกขั้นตอนหรือเอกสารที่ไม่จำเป็น , รวมเอกสารหรืออุปกรณ์จัดเก็บไว้ที่เดียวกัน , สลับคนที่เชี่ยวชาญหรือเหมาะสมกว่าทำงานแทนคนที่ผิดพลาดบ่อย , ใช้เทคโนโลยีหรือโปรแกรมช่วยจัดเก็บและวิเคระห์ข้อมูล เป็นต้น
เมื่อได้แนวทางที่จะดำเนินการแล้วก็นำมากำหนดเป็นแผนงาน (Action Plan) โดยอาจจะใช้เทคนิค 5W1H เข้ามาช่วยในการวางแผนสำหรับการลงมือปฏิบัติ

C : CONTROL = ขั้นตอนการติดตามและควบคุม
ขั้นตอนนี้จะเป็นการควบคุมให้การปรับปรุงเป็นไปตามแผนงานที่วางไว้ รวมถึงติดตามผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นว่าแก้ปัญหาได้จริงหรือไม่ ความสูญเปล่าลดลงหรือไม่โดยอ้างอิงจากตัวชี้วัดผลที่เก็บได้ตั้งแต่ขั้นตอน MEASURE ซึ่งหากยังไม่ดีขึ้นหรือไม่เป็นไปตามที่คาดหวังก็ต้องกลับมาเริ่มกระบวนการใหม่ตั้งแต่การ DEFINE ปัญหาอีกครั้ง ทำวนซ้ำแบบนี้จนกระทั่งปัญหานี้ถูกแก้ไขหรือได้ผลลัพธ์ตามที่คาดหวังไว้

วงจร D-M-A-I-C เป็นวงจรที่เรียกได้ว่าไม่มีจุดสิ้นสุด บางอย่างที่ดีแล้วเรายังสามารถปรับปรุงให้ดีขึ้นไปอีกได้เท่าที่เราต้องการ ยิ่งหากเป็นธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงการสร้างจุดเด่นทางด้านเวลาหรือต้นทุนโดยใช้เทคนิคนี้อาจช่วยเพิ่มความได้เปรียบทางการแข่งขัน (Competitive Advantage) ให้กับองค์กรหรือหน่วยงานได้เช่นกัน