คำถามช่วยสำรวจความคิดของการปรับปรุงการทำงาน

ซึ่งการจะสร้างกรอบความคิดแบบนี้ให้เกิดขึ้นได้ ผู้ปฏิบัติงานต้องทำความเข้าใจกับตัวเองก่อนว่าเรามีมุมมอง แนวคิดหรือประสบการณ์อย่างไรเกี่ยวกับการปรับปรุงกระบวนการทำงาน
ในคลาสบรรยายของผมจึงเริ่มต้นด้วยการให้ผู้เข้าอบรมได้ลองสำรวจและประเมินตัวเอง ( Self Assessment ) ด้วยชุดคำถามที่เปรียบเสมือนเป็นกระจกเงา (Mirror) ให้เขาได้ลองส่องผ่านการตอบคำถามที่ออกแบบไว้ 5 ข้อดังนี้

1.คุณชอบปรับปรุงการทำงานหรือไม่ ?
เป็นคำถามนี้จะช่วยสะท้อนความรู้สึกของตัวคุณเองต่อการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงการทำงาน หากคุณชอบคุณจะมุ่งมั่นและพยายามปรับปรุงเรื่องนั้นให้สำเร็จแม้จะเจออุปสรรคใดๆก็ตามเพราะคุณมองเห็นประโยชน์ของการปรับปรุง แต่หากไม่ชอบก็มีโอกาสที่คุณจะปรับปรุงการทำงานแค่ตามคำสั่งหรือหน้าที่โดยอาจไม่ได้ให้ความสำคัญกับผลลัพธ์ของการปรับปรุงมากนัก

2.คุณคิดว่าเมื่อไรควรปรับปรุงการทำงาน ?
บางท่านอาจจะตอบว่าตอนมีปัญหา แต่บางท่านอาจจะตอบว่าได้ตลอดเวลา คำตอบของคำถามนี้ก็สอดคล้องกับข้อแรกเพราะถ้าคุณชอบปรับปรุงคุณอาจจะไม่ต้องรอให้งานมีปัญหาก่อนก็ได้ แต่หากคุณชอบ คุณจะหาโอกาสในการปรับปรุง เปลี่ยนแปลงเพื่อให้การทำงานของคุณดีขึ้นไปเรื่อยๆ

3.คุณมีขั้นตอนในการปรับปรุงการทำงานอย่างไร?
แต่ละคนอาจมีเทคนิค ขั้นตอน หรือวิธีการแตกต่างกันตามความถนัด ความเชี่ยวชาญและคุณลักษณะของแต่ละบุคคล แต่การปรับปรุงการทำงานไม่ใช่แค่คิดว่าจะทำเรื่องนั้นเรื่องนี้แล้วทำเลย แต่ต้องมีขั้นตอนมีกระบวนการคิดที่จะนำไปสู่การวางแผนงาน รวมถึงขั้นตอนการติดตามผลลัพธ์ซึ่งอาจจะต้องมีการปรับเปลี่ยนวิธีการใหม่หากวิธีการเดิมไม่ได้ผล ซึ่งจากที่ว่ามาต้องอาศัยเวลาที่จะดำเนินการไปทีละขั้นทีละตอน

4.คุณเจอปัญหาเรื่องใดในการปรับปรุงการทำงานบ้าง ?
การปรับปรุงเรื่องใดก็ตามแล้วเจอปัญหาถือเป็นเรื่องปกติเพราะคุณกำลังเริ่มต้นทำสิ่งใหม่ๆ หรือวิธีการใหม่ๆที่แตกต่างจากเดิมทำให้อาจจะเจอปัญหาใหม่ๆได้ซึ่งปัญหาที่เกิดขึ้นนี้เป็นตัวสะท้อนว่าวิธีการที่เลือกยังไม่ดีพอต้องปรับหรือเปลี่ยนวิธีให้ดีขึ้น แต่หากคุณไม่เจอปัญหาเลยก็อาจเป้นไปได้ว่าคุณยังคงใช้วิธีการแบบเดิมอยู่นั่นเอง

5.ถ้าไม่มีข้อจำกัดคุณอยากจะปรับปรุงการทำงานเรื่องใดก่อน?
เรื่องที่คุณเลือกมาปรับปรุงก่อนแสดงว่าเรื่องนั้นมีความสำคัญไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง และการใช้คำว่า”ถ้าไม่มีข้อจำกัด…” ก็เพื่อให้คุณโฟกัสไปที่การปรับปรุงมากกว่าจะคิดถึงแต่อุปสรรคหรือข้อจำกัดต่างๆจนคุณไม่อยากจะปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงเรื่องใดๆเลย

ไม่ว่าคำตอบของคุณจะเป็นอย่างไรแต่ชุดคำถามนี้อาจจะช่วยให้คุณมองเห็นตัวเองทำในเชิงบวกและเชิงลบมากขึ้น ซึ่งการยอมรับว่าคุณมีความคิดเชิงลบอยู่ก็จะช่วยกระตุ้นให้เกิดความอยากเปลี่ยนแปลงที่จะนำไปสู่การสร้างกรอบความคิดของการปรับปรุง ( Working Improvement Mindset ) ต่อไปได้

และคำตอบของผู้เข้าอบรมก็ช่วยให้ผู้ถาม(ผู้บรรยาย)เข้าใจตัวผู้ตอบ(ผู้เข้าอบรม)ในเบื้องต้นได้ เพื่อจะประเมินว่าควรเน้นในเนื่อหาหรือเทคนิคในส่วนไหนบ้างด้วยเช่นกัน