ทำความเข้าใจกับภาพรวมของการบริหารโครงการ

จากทั้งสองความหมายหากนำมาเชื่อมโยงกัน เราจะเริ่มเข้าใจมากขึ้นว่า
การบริหารโครงการ คือ การวางแผน ควบคุม จัดการทรัพยากรอย่างคุ้มค่าในการทำกิจกรรมต่างๆจนโครงการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ภายในเวลา งบประมาณ คุณภาพที่กำหนด
โดยเราสามารถแบ่งการดำเนินกิจกรรมในโครงการแบ่งออกเป็นสี่ช่วง ตามวงจรชีวิตของโครงการ ( Project Life Cycle ) ได้แก่

ช่วงที่ 1 “การกำหนดโครงการ”

เป็นช่วงเริ่มต้นของโครงการ เป็นช่วงที่มีกิจกรรมค่อนข้างน้อย จึงทำให้ใช้ทรัพยากรและระยะเวลาน้อยด้วยเช่นกัน
โดยกิจกรรมที่สำคัญในช่วงนี้ได้แก่
- คัดเลือกโครงการที่จะดำเนินการ
- กำหนดขอบเขต วัตถุประสงค์ รวมถึงรายละเอียดต่างๆของโครงการ
- ประเมินความคุ้มค่าและความเป็นไปได้ของโครงการ ( Project Feasibility Study )
- การกำหนดผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

ช่วงที่ 2 “การวางแผนโครงการ”

ช่วงนี้จะเป็นช่วงที่เริ่มวางแผนงานหลักของโครงการ ( Project Master Schedule ) จัดเตรียมทรัพยากรที่ต้องใช้ในการดำเนินโครงการ และอาจจะรวมถึงการเตรียมงาน เตรียมพื้นที่ควบคู่ขนานกัน
ตัวอย่างกิจกรรมที่ดำเนินการในช่วงนี้เช่น
- การวางแผนกิจกรรมที่ต้องทำทั้งหมด
- การวางแผนทรัพยากรเช่น คน อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร วัสดุ ที่ต้องใช้ในโครงการ
- การวางแผนกระแสเงินสดและงบประมาณต่างๆ
- การจัดเตรียมพื้นที่ และงาน Temporary
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงและวางแผนรองรับ ( Risk Management )

ช่วงที่ 3 “การปฏิบัติโครงการ”

ช่วงนี้เป็นช่วงที่มีปริมาณกิจกรรมมากที่สุด ใช้เวลาและทรัพยากรมากที่สุด รวมถึงเป็นช่วงที่สำคัญที่สุดเช่นกัน เพราะเป็นช่วงที่โครงการดำเนินออกมาเป็นผลลัพธ์ตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้
กิจกรรมที่สำคัญในช่วงนี้นอกเหนือจากการดำเนินการก่อสร้าง ได้แก่
- การติดตามความคืบหน้าโครงการและปรับปรุงวิธีการทำงานหากไม่เป็นไปตามแผน
- การจัดการปัญหาที่เกิดขึ้น
- การควบคุมคุณภาพ
- การบริหารความเปลี่ยนแปลง ( Change Management ) เช่น เปลี่ยนรายละเอียดโครงการ เปลี่ยนแบบ
- การติดตามการใช้ทรัพยากรให้เป็นไปตามแผนและปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับสถานการณ์
- บริหารกระแสเงินสดรับ-จ่าย และเงินสำรองฉุกเฉินให้เพียงพอกับความคืบหน้างาน
- การประเมินคาดการสิ่งที่อาจจะเกิดขึ้นล่วงหน้า

ช่วงที่ 4 “การปิดโครงการ”

ช่วงนี้เป็นช่วงที่การดำเนินโครงการแล้วเสร็จและทำการส่งมอบให้กับเจ้าของงานหรือผู้ใช้งาน ซึ่งอาจจะมีการแก้ไขมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับการควบคุมคุณภาพ รวมถึงการบริหารความเปลี่ยนแปลงในช่วงที่ 3
กิจกรรมที่ต้องดำเนินการในช่วงนี้ ได้แก่
- ทดสอบระบบทั้งหมดโดยจำลองการใช้งานจริง
- ส่งมอบงาน และเอกสารที่จำเป็นเช่น หนังสือรับประกัน คู่มือการใช้งาน
- โอน ย้าย ทรัพยากรที่เหลือไปโครงการอื่นหรือจำหน่าย
- ประเมินผลการบริหารโครงการรวมถึงบุคคลที่เกี่ยวข้อง
- สรุปบทเรียน สิ่งที่ได้เรียนรู้จากการบริหารโครงการ

จากทั้งสี่ช่วงดังกล่าว ผู้บริหารโครงจะต้องมีทักษะในการวางแผน ควบคุมการใช้ทรัพยากร 5M ต่างๆ ได้แก่

M:MAN การคัดเลือกบุคลากรทีเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานเช่น วิศวกร โฟร์แมน รวมถึงแรงงาน (Worker) ผู้รับเหมาช่วง (Sub Contractor) รวมถึงส่วนงานสนับสนุนต่างๆ โดยมีการวางแผนให้เพียงพอกับระยะเวลาและงบประมาณที่กำหนด รวมถึงคัดเลือกบุคคที่มีความสามารถ เพื่อทำงานให้ได้คุณภาพตามที่กำหนดไว้
M:MACHINE การเลือกใช้อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องจักรทั้งหนักและเบา โดยให้มีจำนวนเพียงพอกับการทำงานตามแผน รวมถึงมีสภาพพร้อมใช้งานและการบำรุงรักษาอย่างเหมาะสม
M:MATERIAL การสรรหาวัสดุที่ต้องใช้ในงานก่อสร้างที่มีมาตรฐานเป็นไปตามข้อกำหนดของงาน โดยต้องบริหารจัดการให้เพียงพอต่อการก่อสร้างให้เป็นไปตามแผน
M:METHOD การกำหนดขึ้นตอน วิธีการทำงานที่จะใช้ในงาน ( Method Statement ) เพื่อเป็นแนวทางในการวางแผน สื่อสาร ควบคุมงาน ให้เป็นไปตามมาตรฐานและข้อกำหนด
โดย Method ที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้แก่
- วิธีการทำงาน (work Instruction)
- การควบคุมคุณภาพงาน (Quality Control)
- มาตรฐานความปลอดภัยในการทำงาน ( Safety Instruction )
- การควบคุมการใช้งบประมาณโครงการ ( Cost Control )
- กฎ ระเบียบ ข้อปฏิบัติต่างๆ ( Rules )
- แบบฟอร์ม เอกสารต่างๆ
M:MONEY การจัดการงบประมาณ รวมถึงกระแสเงินสด (Cashflow) ในแต่ละช่วงของโครงการ เพื่อให้การใช้จ่ายเป็นไปตามแผน

จากที่กล่าวมาทั้งหมด หากจะสรุปภาพรวมของการบริหารโครงการ น่าจะพอสรุปให้เห็นภาพได้ดังนี้

ในการบริหารโครงการทั้งสี่ช่วงซึ่งมีปริมาณกิจกรรมและระยะเวลาที่แตกต่างกัน ผู้บริหารโครงการควรเข้าใจวงจรชีวิตแต่ละช่วง (Project Life Cycle) ที่รับผิดชอบอยู่ ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้แล้ว หรือสัญญาที่มีการอนุมัติแล้ว แล้ววางแผนทรัพยากร 5M สอคคล้องกับระยะเวลาในแต่ละช่วง เพื่อผลักดันโครงการให้แล้วเสร็จตามเป้าหมายภายในเวลาที่กำหนด งบประมาณที่ตั้งไว้และคุณภาพที่ตกลงร่วมกัน ( Time – Cost – Quality )