บริหารวัสดุในงานก่อสร้างอย่างไรให้เกิด Loss น้อยที่สุด

เรามักจะได้ยินประโยคจากผู้บริหารโครงการหรือแรงงานประมาณนี้

“จัดซื้อช่วยสั่งเหล็กให้หน่อย ขอเอาเข้าหน้างานพรุ่งนี้เลยนะ”
“สั่งมาตั้งเยอะ แล้วจะหาที่วางตรงไหนได้”
“มีเศษเหลือตั้งเยอะ จำทำอย่างไรดี”
“ทำไมสั่งมาน้อย ใช้หมดแล้ว ยังขาดอีกตั้งเยอะ ”
“โห ทำไมให้รอผลิตตั้ง 1 เดือน จะต้องใช้สัปดาห์หน้าแล้ว”
“จัดเก็บอย่างไรดูสิ ปูนแข็งหมดแล้ว ต้องสั่งใหม่อีก”

ซึ่งประโยคเหล่านี้เกิดจากได้หลายสาเหตุเช่น ขาดการวางแผนความต้องการใช้ล่วงหน้า , ไม่มีมาตรการการจัดเก็บวัสดุที่เหมาะสม , มองแต่เหตุการณ์เฉพาะหน้า , ไม่ได้คำนึงถึงผลกระทบระยะยาว , ไม่ได้คำนวนการใช้วัสดุอย่างเหมาะสมทำให้เกิดเศษเหลือใช้ เป็นต้น ซึ่งส่งผลกระทบต่อแผนงานโครงการ เช่น ทำให้งานล่าช้าเนื่องจากรอวัสดุ , เสียค่าใช้จ่ายมากกว่าที่ควรจะเป็นจากการสั่งซื้อแบบเร่งด่วน , เสียค่าชั่วโมงแรงงานและเครื่องจักรที่ต้องรอวัสดุ

เนื่องด้วยกระบวนการจัดซื้อ ( Purchasing Process ) มีปัจจัยที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกซึ่งส่งผลต่อขั้นตอนต่างๆว่าจะเร็วหรือช้า ได้ราคาเหมาะสมหรือราคาสูงกว่าที่ควรจะเป็น
• ปัจจัยภายใน เช่น ผู้มีอำนาจอนุมัติ , ฝ่ายจัดซื้อ , ฝ่ายการเงินและบัญชี , ฝ่ายตรวจสอบและควบคุมงบประมาณ
• ปัจจัยภายนอก เช่น ร้านค้า โรงงานผลิต รถจัดส่ง การจราจร

ดังนั้นเมื่อต้องสั่งซื้อวัสดุ ผู้บริหารโครงการย่อมต้องอยากได้การจัดส่งวัสดุให้ทันตามแผนการใช้งาน จึงควรมีการเตรียมการล่วงหน้า และประเมินถึงปัจจัยต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการสั่งซื้อวัสดุในแต่ละครั้งเพื่อป้องกันการสั่งซื้อในราคาที่สูงเกินไป รวมถึงค่าใช้ที่เพิ่มขึ้นจากการเร่งรัดการจัดส่ง และวัสดุมาไม่ทันกับความต้องการใช้งาน

ผมมีแนวทางการบริหารจัดการวัสดุมาแบ่งปันกัน โดยแบ่งการควบคุมออกเป็น 4 ช่วง ดังนี้

ช่วงที่ 1 : การสั่งซื้อ ( Ordering )

ขั้นตอนการสั่งซื้อถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญคล้ายกับการวางแผนงาน เพราะจะเป็นตัวกำหนดว่าโครงการจะได้วัสดุเร็วหรือช้า แพงหรือเหมาะสม จากประสบการณ์ของผม เราจะซื้อสินค้าในราคาที่ถูกลงจากปกติได้หากทำการสั่งซื้อล่วงหน้าในระยะเวลาที่แต่ละผู้จำหน่ายกำหนด รวมถึงหากสั่งซื้อถึงปริมาณขั้นต่ำหรือจำนวนมากก็อาจจะได้ส่วนลดพิเศษเพิ่มอีกซึ่งหากไซต์งานมีข้อจำกัดเรื่องพื้นที่จัดเก็บก็อาจใช้วิธีต่อรองเรื่องการทะยอยจัดส่งก็ได้
ประเด็นสำคัญที่ผู้บริหารโครงการควรคำนึงถึงในช่วงการสั่งซื้อได้แก่

• ตรวจเช็คความถูกต้องของสเป็ค ขนาด รุ่น ยี่ห้อ สี และลักษณะเฉพาะอื่นๆของวัสดุที่ต้องการสั่ง โดยอาจยืนยันกับทางผู้ออกแบบ สถาปนิก หรือเจ้าของโครงการอีกครั้งก็ได้
• ตรวจสอบปริมาณการสั่งซื้อตามที่ใช้งานจริงโดยมีค่าเผื่อสูญเสียตามมาตรฐาน ไม่ควรยืดปริมาณการสั่งตามBOQ เพียงอย่างเดียว อย่างน้อยควรทำการถอดปริมาณจากแบบและเช็คจากพื้นที่หน้างานจริงเพื่อเป็นการ recheck ปริมาณ และป้องกันการขาดเหลือ
• ควรตรวจสอบLead timeในการผลิตของวัสดุที่จะสั่งซื้อล่วงหน้าเพื่อให้การทำงานมีความต่อเนื่อง ไม่ต้องรอสินค้านานเพราะไม่ได้เช็คล่วงหน้า เช่น ประตู-หน้าต่างต้องสั่งซื้อล่วงหน้า 45 วัน หากต้องไปเร่งการผลิตก็อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม หรือ บางทีไปขอเจ้าของงานเปลี่ยนแปลงสเป็คก็อาจทำให้ขาดความน่าเชื่อถือลงได้
• วัสดุที่มีผู้ผลิตหลายราย ผู้จำหน่ายหลายร้าน ควรมีการขอข้อมูลเพื่อนำมาเปรียบเทียบเงื่อนไขต่างๆ ทั้งราคา การจัดส่ง การรับประกัน เพื่อให้ได้เงื่อนไขที่ดีที่สุดในการสั่งซื้อ
• วัสดุที่ใช้จำนวนมากๆและไม่ได้สั่งในครั้งเดียวเช่น คอนกรีต เหล็กเส้น ปูนถุง อิฐก่อผนัง ควรวางแผนการสั่งให้ชัดเจนตั้งแต่ช่วงเริ่มโครงการ ว่าจะสั่งปริมาณครั้งละเท่าไร สั่งหรือใช้งานช่วงไหนบ้าง อาจจะส่งเป็นแผนให้กับทางผู้ผลิตหรือร้านค้าล่วงหน้า เพื่อวางแผนการผลิตหรือการสต๊อคให้สอดคล้องกับแผนการใช้งาน
• วัสดุบางประเภทมีหลายยี่ห้อที่แตกต่างกัน บางครั้งผู้ออกแบบอาจจะกำหนดไว้ 2-3 ยี่ห้อ ดังนั้นผู้บริหารโครงการจึงควรตรวจสอบงบประมาณที่มีว่าเพียงพอต่อการสั่งซื้อยี่ห้อใดบ้าง
• บางกรณีทางผู้ออกแบบหรือเจ้าของงานระบุสเป็ควัสดุไว้แล้วว่าต้องเป็นยี่ห้อนั้นยี่ห้อนี้ ผู้บริหารโครงการควรตรวจสอบสัญญา BOQ แบบก่อสร้างหรือ Spec book ทุกครั้งก่อนสั่งซื้อ

ช่วงที่ 2 : การจัดส่ง ( Delivery )

หากผู้บริหารโครงการจัดการวัสดุในช่วงสั่งซื้อได้ครบถ้วน ช่วงการจัดส่งก็จะเป็นแค่การยืนยัน ติดตาม และเตรียมรับวัสดุโดยไม่ต้องพะวักพะวงว่าของจะมาทันไหม มาครบไหม แต่อย่างไรก็ดีควรมีการติดตามหรือยืนยันล่วงหน้าก่อนวันจัดส่งจริงเผื่อกรณีผู้ผลิตหรือร้านค้าจำหน่ายเกิดปัญหาที่ไม่คาดคิดเช่น ผลิตไม่ทัน ไม่มีคิวรถ
ประเด็นสำคัญที่ผู้บริหารโครงการควรคำนึงถึงในช่วงการจัดส่งได้แก่

• ยืนยันวันและเวลาจัดส่งรวมถึงคิวรถล่วงหน้ากับทางโรงงานผลิตหรือร้านจำหน่าย ในบางกรณีอาจต้องแจ้งชื่อผู้รับและยืนยันสถานที่จัดส่ง แผนที่ เพื่อป้องกันการหลงหรือส่งผิดที่
• จัดเตรียมพื้นที่รับวัสดุให้พร้อม วัสดุบางอย่างมีน้ำหนักมากเช่น แผ่นPrecast , ปูนหรืออิฐที่ส่งเป็นพาเลท หม้อแปลงขนาดใหญ่ ต้องใช้รถเครนมายกลง ก็ต้องจัดหา ล๊อคเวลารถเครนให้พร้อม
• ใช้เทคนิค Just in time สำหรับวัสดุบางประเภท ในกรณีที่พื้นที่จัดเก็บมีจำกัด โดยต้องวางแผนให้แม่นยำและยืนยันเวลากันเป็นอย่างดี ตัวอย่างวัสดุที่เราคุ้นเคยกับการใช้เทคนิค Just in time ก็คือ คอนกรีตผสมเสร็จ เราใช้เมื่อไรเราสั่งเมื่อนั้น ไม่สามารถสต๊อคได้ มาถึงต้องเททันทีเพราะคอนกรีตจะหมดอายุ เราต้องวางแผนทั้งพื้นที่และเวลาให้ดี เราอาจประยุกต์ใช้กับวัสดุอื่นๆ เช่น เหล็ก ปูน อิฐ โดยจัดส่งในปริมาณที่เพียงพอต่อการใช้งาน เมื่อมาถึงก็ขนส่งวัสดุเข้าพื้นที่ใช้งานเลย ไม่ต้องไปสต๊อค

ช่วงที่ 3 : การจัดเก็บ ( Stock )

ตามแนวคิดแบบลีน สต๊อคถือเป็นความสูญเปล่าประเภทหนึ่งหากมีปริมาณมากเกินไป เพราะจะทำให้เกิดต้นทุนรายจ่ายอื่นๆตามมาทั้งเสียพื้นที่จัดเก็บ ค่าแรงสโตร์ ค่าแรงคนที่ต้องคอยตรวจนับสต๊อคให้บัญชีทุกๆสิ้นเดือน และหากบริหารสโตร์จัดเก็บไม่ดีวัสดุอาจเสียหาย สูญหาย ชำรุด หรือหมดอายุได้
แต่ในเชิงการบริหารความเสี่ยง ก็จำเป็นต้องมีสต๊อครวมถึงเงื่อนไขของผู้ผลิตที่ต้องมีขั้นต่ำในการผลิตและการจัดส่ง จึงทำให้ต้องมีการสั่งมาเพื่อสต๊อค รวมถึงวัสดุสิ้นเปลืองต่างๆก็ต้องสต๊อคให้เพียงพอด้วยเช่นกัน
ประเด็นสำคัญที่ผู้บริหารโครงการควรคำนึงถึงในช่วงการจัดเก็บได้แก่

• จัดการพื้นที่สโตร์และพื้นที่จัดเก็บให้เหมาะกับการใช้งาน บางอย่างสามารถสต๊อคที่หน้างานได้เลยเนื่องจากใช้งานบ่อยและใช้หมดเร็ว แต่บางอย่างควรจัดเก็บที่สโตร์เพื่อป้องการการเสียหายและการบันทึกได้ง่าย โดยอาจจะจัดวางLayout สโตร์ให้ง่ายและสะดวกต่อการจัดเข้าเก็บและหยิบออกไปใช้
• วัสดุบางอย่างที่มีอัตราการหมุนเวียนสูงเช่น ปูน อิฐ วัสดุสิ้นเปลืองพวก ตะปู ลวดเชื่อม ควรกำหนด Max – Min ของปริมาณที่ต้องสต๊อค เช่น ขั้นต่ำที่ต้องสต๊อคคือเท่าไร หากถูกใช้ไปจนเหลือเท่านี้ต้องรีบสั่ง โดยปริมาณที่คงเหลือต้องเพียงพอต่อการใช้งานในช่วงที่รอการจัดส่ง และการสั่งก็ควรมีลิมิตจำกัดว่าสั่งไม่ควรเกินเท่าไร และเจ้าหน้าที่สโตร์ก็คอยบริหารปริมาณวัสดุให้อยู่ในช่วง Max – Min นี้
• การใช้เทคนิค Just in time โดยลดวัสดุที่จะต้องสต๊อคลง โดยให้มีการ”ใช้งานทันทีที่จัดส่ง” เพื่อลดพื้นที่สต๊อค ลดงานของเจ้าหน้าทีสโตร์และลดความเสียหายจากการจัดเก็บลง

ช่วงที่ 4 : การใช้งาน ( Using )

มาถึงช่วงของการใช้งานวัสดุ ซึ่งเป็นอีกหนึ่งช่วงที่มักจะเกิดความสูญเสีย (Loss) ของวัสดุกันมากจากหลายๆสาเหตุเช่น การใช้วัสดุไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้ , การสื่อสารระหว่างผู้สั่งกับผู้ใช้วัสดุไม่มีประสิทธิภาพ , ปัจจัยที่ไม่คาดคิดเช่น การเปลี่ยนแปลงแบบ ,ขาดความเอาใจใส่ ความระมัดระวังในการใช้วัสดุ รวมถึงการบริหารจัดการวัสดุที่เหลือจากการใช้งานแล้ว จะจัดการอย่างไร
ประเด็นสำคัญที่ผู้บริหารโครงการควรคำนึงถึงในช่วงการใช้งานได้แก่

• ติดตามตรวจสอบการใช้วัสดุอย่างสม่ำเสมอ และควรมีการค้นหาสาเหตุในกรณีที่ใช้วัสดุไม่เป็นไปตามแผนเพื่อหาแนวทางป้องกัน
• สร้างจิตสำนึกความเป็นเจ้าของกับทั้งผู้ควบคุมงานและแรงงานเพื่อเพิ่มความเอาใจใส่และความระมัดระวังในการใช้วัสดุ
• วัสดุที่เหลือจากการใช้ทั้งที่เป็นscrap และยังไม่ได้ใช้งานจากการสั่งเกินควรกำหนดแนวทางให้ชัดเจน ลักษณะไหนที่เป็นscrap และต้องจำหน่ายscrap ลักษณะไหนที่ต้องเก็บรวบรวมเพื่อนำไปใช้ในโครงการอื่นหรือโอนย้ายให้หน่วยงานที่มีความต้องการ

จากแนวทางบริหารจัดการวัสดุทั้ง 4 ช่วงอาจจะดูเหมือนเป็นการสร้างพฤติกรรม สร้างกรอบความคิดใหม่กับการจัดการวัสดุ ซึ่งอาจจะต้องใช้เวลาในการลงมือปฏิบัติอย่างต่อเนื่องจนกลายเป็นอุปนิสัยใหม่ๆ ซึ่งหากโครงการหรือองค์กรใดสามารถผลักดันให้ผู้บริหารโครงการมีแนวคิดในการจัดการวัสดุแบบเชิงรุกมากกว่าเชิงรับ จะช่วยลดงาน ลดปัญหาที่อาจตามมา และอาจส่งผลต่อผลกำไรรวมถึงความสามารถทางการแข่งขันในอนาคตได้