การวิเคราะห์และจัดการความเสี่ยงของโครงการ

         บทความนี้เราจะมาเรียนรู้เชิงลึกเกี่ยวกับความเสี่ยงในโครงการและการจัดการกันครับ

         การระบุความเสี่ยงในโครงการเราโฟกัสไปที่ความเสี่ยงที่ส่งผลกระทบต่อเป้าหมาย ได้แก่
         - ความเสี่ยงที่กระทบต่อระยะเวลาในการทำงานหรือการส่งมอบโครงการ
         - ความสี่ยงที่กระทบต้นทุนหรืองบประมาณ
         - ความเสี่ยงต่อคุณภาพงานหรือบริการที่จะส่งมอบ
         ซึ่งความเสี่ยงดังกล่าวมักจะเกิดจากปัจจัยกลุ่มบุคคลต่างๆที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้แก่
         - ลูกค้า , เจ้าของโครงการ
         - ผู้ออกแบบ , ที่ปรึกษา
         - ผู้บริหารของบริษัท
         - ทีมบริหารโครงการได้แก่ ผู้จัดการโครงการ ผู้ควบคุมงาน ผู้ปฏิบัติงานหรือแรงงาน
         - ผู้รับเหมาย่อย , ซัพพลายเออร์
         - Third Party หรือ ส่วนงานอื่นที่เกี่ยวข้องเช่น ผู้รับเหมางานระบบที่อยู่คนละสัญญา
         - แผนกอื่นหรือฝ่ายอื่นๆในบริษัท
         และยังเกิดจากปัจัยภายนอกที่ควบคุมได้ยากหรือไม่สามารถควบคุมได้ เช่น สภาพอากาศ สภาพภูมิประเทศ เศรษฐกิจ สังคม การเมือง เทคโนโลยี เป็นต้น

         ในการจัดการความเสี่ยงในโครงการอย่างเป็นระบบมีลำดับขั้นตอนได้แก่ กำหนดและประเมินความเสี่ยง - วางแผนจัดการความเสี่ยง – ติดตามผล

         ขั้นตอนการกำหนดและประเมินความเสี่ยงถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญเนื่องจากทำให้เราค้นหาความเสี่ยงต่างๆที่อาจจะเกิดขึ้นและประเมินด้วยการจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงที่ควรจัดการ
ผมมีตัวอย่างของการระบุความเสี่ยงต่อเป้าหมายในด้านต่างๆมาแบ่งปันกันครับ

         ความเสี่ยงด้านเวลา
         - สภาพภูมิอากาศและฤดูฝนตกทำให้ทำงานได้ไม่ต่อเนื่อง
         - การจราจรที่ติดขัดในกรุงเทพมหานครส่งผลต่อการขนส่งวัสดุเช่นคอนกรีต
         - วัสดุบางอย่างที่ต้องใช้เวลาในการผลิตนานหรือต้องขนส่งมาจากต่างประเทศหากล่าช้าอาจทำให้งานสะดุด
         - ขาดแคลนแรงงานที่จะเข้ามาทำงานเนื่อจากกฎหมายหรือมีการปรับค่าแรงทำให้ขาดคนทำงานที่ไซต์งาน
         - อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่อจักชำรุด ทำให้ต้องหยุดงาน
         - มีการปรับเปลี่ยนแบบจากทางเจ้าของงานหรือผู้ออกแบบและต้องรอการตัดสินใจทำให้ต้องชะลองานในบางจุดและไม่สามารถทำเรื่องเคลมได้
         - งานผิดพลาด ไม่เป็นไปตามแบบ ทำให้ต้องแก้ไขหรืออาจจะต้องรื้อทำใหม่
         - อุบิตเหตุต่างๆที่อาจเกิดขึ้นในโครงการ

         ความเสี่ยงด้านงบประมาณ
         - ราคาวัสดุผันผวน ปรับขึ้นราคาสูงเช่น น้ำมัน เหล็ก ทำให้กระทบกับต้นทุนที่วางไว้
         - การปรับขึ้นราคาค่าแรงของแรงงาน
         - การทำงานผิดพลาด
         - การสั่งสื้อวัสดุผิดพลาด จัดเก็บไม่เรียบร้อยทำให้ชำรุดและต้องสั่งซื้อใหม่
         - สัญญาก่อสร้างที่ไม่ละเอียด ไม่ชัดเจน คลุมเครือ
         - เบิกเงินไม่ได้ หรือเบิกล่าช้า ทำให้ขาดสภาพคล่องและต้องไปหาจากแหล่งอื่นที่มีต้นทุนการเงินสูงขึ้น

         ความเสี่ยงด้านคุณภาพ
         - แรงงานขาดฝีมือ ขาดทักษะ ขาดความเอาใจใส่ ทำให้งานไม่เรียบร้อย ไม่มีคุณภาพ
         - ตัวผู้ควบคุมงานไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ที่ควรทำในการตรวจสอบงาน
         - มีการเปลี่ยนแปลงแบบหน้างานได้ดำเนินการไปแล้ว หากแก้ไขก็จะทำให้ไม่เรียบร้อยเหมือนเดิม
         - ใช้วัสดุไม่ได้มาตรฐาน และไม่มีการตรวจสอบก่อนใช้งาน ส่งผลต่อคุณภาพงาน

         เมื่อผู้บริหารโครงการทำการระบุรายการความเสี่ยงต่างๆออกมาแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการประเมินความเสี่ยงก่อนที่จะหามาตรการจัดการ เนื่องจากการจัดการกับความเสี่ยงทุกข้ออาจจะสิ้นเปลืองเวลา กระทบต้นทุนและสูญเสีย Resources รวมถึงสูญเสียโอกาสโดยไม่จำเป็น ผู้บริการโครงการจึงต้องทำการจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงต่างๆ โดยใช้เกณฑ์ในการพิจารณาสองด้านคือ
         - โอกาสที่ความเสี่ยงนั้นจะเกิดขึ้น ว่าความเสี่ยงนั้นมีโอกาสที่จะเกิดขึ้นมากน้อยแค่ไหน โดยใช้ตัวเลข1-5 ในการกำหนดเช่น “1 = โอกาสเกิดน้อยมากหรือไม่น่าจะเกิดขึ้น” , “5 = มีโอกาสเกิดขึ้นแน่นอน”
         - ระดับความรุนแรงของผลกระทบ ว่าจะกระทบต่องานหรือผู้เกี่ยวข้องมากน้อยแค่ไหน โดยใช้ตัวเลข 1-5 ในการกำหนดเช่นกัน เช่น “1= ผลกระทบน้อยมากหรือแทบไม่มีผลต่อเป้าหมาย” , “5=กระทบรุนแรงอาจทำให้โครงการต้องหยุดกลางคัน”

         แต่มีอีกแนวทางหนึ่งที่ผมมักใช้ในการประเมินความเสี่ยงคือ การใช้ตารางแมทริกซ์ โอกาสเกิด (สูง-ต่ำ/น้อย) & ผลกระทบ (สูง-ต่ำ/น้อย) โดยแบ่งประเภทความเสี่ยงเป็น 4 กลุ่มได้แก่

         โอกาสเกิดน้อย – ผลกระทบน้อย ความเสี่ยงที่จัดอยู่ในกลุ่มนี้ เช่น  ฝนตก(ในช่วงงานที่ไม่วิกฤติ)อาจทำให้ต้องหยุดงานในวันนั้น
         โอกาสเกิดน้อย – ผลกระทบสูง ความเสี่ยงที่จัดอยู่ในกลุ่มนี้ เช่น
         - การขึ้นค่าแรง หรือวัสดุปรับขึ้นราคา
         - โรงงานผลิตวัสดุที่สำคัญล่าช้า หรือมีปัญหาการจัดส่งจากต่างประเทศ
         - อุบัติเหตุที่รุนแรงถึงขั้นเสียชีวิต
         - การร้องเรียนจากพื้นที่ข้างเคียง

         โอกาสเกิดสูง – ผลกระทบน้อย ความเสี่ยงที่จัดอยู่ในกลุ่มนี้ เช่น
         - ปรับเปลี่ยนแบบในจุดที่กระทบน้อย
         - งานผิดพลาด ไม่เรียบร้อย
         - เครื่องจักร อุปกรณ์ชำรุด
         - วัสดุที่จัดเก็บ(ราคาไม่สูง) เสียหาย สูญหาย
         - อุบัติเหตุทั่วไป ไม่รุนแรงต่อชีวิตและทรัพย์สิน

         โอกาสเกิดสูง – ผลกระทบสูง ความเสี่ยงที่จัดอยู่ในกลุ่มนี้ เช่น
         - ขาดแคลนแรงงาน ช่างหายาก
         - เปลี่ยนแปลงแบบในจุดที่กระทบเยอะหรือทำงานไปแล้ว
         - ผู้ควบคุมงานและแรงงานขาดทักษะ ไม่เอาใจใส่กับงาน
         โดยความเสี่ยงประเภทที่ผู้บริหารโครงการควรให้ความสำคัญเป็นพิเศษคือ ความเสี่ยงที่มีโอกาสเกิดสูง -กระทบมาก ส่วนประเภทอื่นก็เตรียมการรองรับตามแผน โดยการวางแผนเราต้องให้ความสำคัญสามเรื่องด้วยกัน คือ
         - ความเสี่ยงนี้จะเกิดขึ้นเมื่อไร
         - ความเสี่ยงนี้จะเกิดขึ้นได้อย่างไร
         - ความเสี่ยงนี้จะมีมาตรการจัดการอย่างไร

         ซึ่งมาตรการจัดการก็แบ่งออกได้เป็น 4 แนวทาง ได้แก่
         1. หลีกเลี่ยงอุปสรรคนั้น เช่น
         - เปลี่ยนเวลาทำงาน สลับขั้นตอนของงานเพื่อหลีกเลี่ยงอุปสรรคบางอย่าง
         - เปลี่ยนซัพพลายเออร์หรือแรงงานที่อาจจะมีปัญหา
         - เปลี่ยนเครื่องจักร อุปกรณืที่ชำรุดบ่อยเป็นของใหม่
         2. ป้องกันไม่ให้อุปสรรคนั้นเกิดขึ้น หรือป้องกันผลกระทบที่จะเกิดจากอุปสรรค เช่น
         - อุปกรณ์ป้องกันอุบัติเหตุ
         - การแจ้งแผนงานให้ผู้เกี่ยวข้องทราบล่วงหน้าเพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงหน้างานที่ทำไปแล้ว
         - การทำหลังคาชั่วคราวป้องกันฝน
         - ทำแผนบำรุงรักษาเครื่องจักร อุปกรณ์ เพื่อป้องกันการชำรุด
         3. บรรเทาความรุนแรงของผลกระทบจากอุปสรรคในกรณีที่ไม่ต้องการหลีกลเยงหรือไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ เช่น
         - การทำประกันภัยอุบิตเหตุการณ์
         - ยอมจ่ายเงินแพงขึ้นเล็กน้อยเพื่อสั่งซื้อล่วงหน้าในช่วงราคาวัสดุผันผวน
         - สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้อยู่อาศัยในพื้นที่ข้างเคียงตามโอกาสเพื่อบรรเทาอารมณ์หรือความไม่พอใจที่อาจจะเกิดขึ้นจากการทำงาน
         4. ยอมรับหรือเพิกเฉยต่อความเสี่ยงหากมีผลกระทบไม่มากและไม่ต้องการสิ้นเปลืองทรัพยากรเพื่อไปจัดการ
         - ยอมรับข้อร้องเรียนในบางเรื่องที่อาจจะเกิดขึ้นจากการทำงานเร่งด่วน เฉพาะกิจ
         - ยอมรับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในบางเรื่องเพื่อให้งานหลักหรืองานสำคัญกว่าเดินหน้าต่อไปได้

         จากเทคนิคในการค้นหาความเสี่ยงและแนวทางจัดการต่างๆที่กล่าวมา ลองเลือกปรับใช้ให้สอดคล้องกับโครงการที่บริหารอยู่ได้ เพื่อหลีกเลี่ยง ป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น ซึ่งเมื่อถึงตอนนั้นแล้วอาจต้องเสียค่าใช้จ่าย เสียเวลามากกว่าการป้องกันหรือการบรรเทาล่วงหน้าได้ครับ