ผู้บริหารโครงการเก่งๆรับมือวิกฤตในโครงการอย่างไร

- เกิดอุบัติเหตุรุนแรงส่งผลต่อชีวิตหรือสิ่งปลูกสร้างทั้งในและนอกโครงการ
- การเงินของโครงการขาดสภาพคล่อง เบิกเงินไม่ได้แต่รายจ่ายรออยู่โดยเฉพาะค่าแรง
- วัสดุราคาขึ้นสูงมากกว่าที่คาดไว้จนอาจทำให้ขาดทุนหรือหาวัสดุมาใช้งานไม่ได้

สถานการณ์สมมติเหล่านี้เป็นอุปสรรคที่ท้าทายความสามารถของผู้บริหารโครงการอย่างมาก
และถือเป็นบททดสอบความเป็นผู้นำว่าจะรับมือและสื่อสารกับทีมงานอย่างไร
ผมรวบรวมเทคนิคจากบทความต่างๆรวมถึงประสบการณ์ที่เคยสัมผัสกับผู้นำเก่งๆ
ที่รับมือกับสถานการณ์ประเภทนี้ได้เป็นอย่างดี
นำมาแบ่งปันกันครับว่าผู้บริหารโครงการในฐานะนำที่เก่งรับมือกับวิกฤตอย่างไรบ้าง

1. สร้างความยืดหยุ่นกับแผนงานโครงการรวมถึงวิธีการที่ใช้อยู่

โดยทั่วไปเรามักจะวางแผนงานก่อสร้างบนสถานการณ์(Scenario)ที่ปกติหรือมีความเสี่ยงประมาณหนึ่ง
แต่สถานการณ์วิกฤตบางเคสอาจจะอยู่นอกเหนือScenarioเหล่านั้น
เนื่องจากความเป็นไปได้ที่เหตุการณ์เหล่านี้จะเกิดขึ้นค่อนข้างน้อย
และหากนำScenarioเหล่านี้มาเป็นองค์ประกอบในการวางแผนโครงการ
อาจจะต้องเผื่องบประมาณและทรัพยากรบางอย่างมากเกินไป
ผู้นำที่ดีจะวางแผนโครงการบนสถานการณ์ปกติทั่วไปโดยให้มีความยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนได้
ขั้นตอน วิธีการ หรือมาตรการบางอย่างต้องสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความจำเป็น
เพื่อให้มีความคล่องตัวและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว
โดยไม่ต้องมาเสียเวลากับขั้นตอนการอนุมัติที่มากเกินไป
และเมื่อวิกฤตต่างๆเกิดขึ้นจริง ก็พร้อมปรับเปลี่ยนได้ทันที

2. สื่อสารปัญหาอย่างตรงไปตรงมาและในเวลาที่เหมาะสม

ผู้นำที่ดีควรบอกทีมงานและผู้เกี่ยวข้องอย่างตรงไปตรงมา
ถึงปัญหาที่โครงการกำลังเผชิญและผลกระทบที่อาจจะเกิดตามมา
แม้อาจจะทำให้ทีมงานบางคนกังวล หวาดหวั่นหรือเกิดความตึงเครียด หรือต่อต้าน
แต่ก็ทำให้เขารู้ว่าเขาจะต้องเจอกับอะไร เผื่อเตรียมรับมือ หรือตัดสินใจบางอย่างด้วยตัวเขาเอง
ดีกว่าปิดบังจนทีมงานรับรู้ด้วยตัวเขาเอง และบางอย่างแก้ไขไม่ได้
ส่งผลให้ทีมงานไม่เชื่อถือในตัวผู้นำ และรู้สึกว่าผู้นำของเขาเห็นแก่ตัว
เป็นผู้นำที่ขี้ขลาด ไม่กล้าเผชิญกับความรู้สึกเชิงลบของทีมงาน หรือความผิดหวังในตัวผู้นำของเขา

3. สร้างพลังเชิงบวกกับตนเองและทีมงานด้วยความเชื่อว่าโครงการจะผ่านพ้นวิกฤตินี้ไปได้

ผู้นำที่แสดงถึงความหดหู่ ท้อถอย ย่อมส่งผลถึงขวัญและกำลังใจของทีมงาน
เมื่อทีมงานขาดกำลังใจย่อมส่งผลถึงโฟกัสของเขากับงานและความทุ่มเทที่จะฟันฝ่าวิกฤตินี้ไปได้
ตรงข้ามกับผู้นำพลังเชิงบวกจะแสดงถึงความเข้มแข็ง ไม่หวาดหวั่นต่อปัญหาต่างๆที่ถาโถมเข้ามา
สร้างขวัญและกำลังใจให้ทีมงานเกิดความเชื่อมั่นว่าผู้นำของเขาจะนำพาโครงการฝ่าวิกฤตไปได้

4. เป็นแบบอย่างในการเปลี่ยนแปลงและการลงมือปฏิบัติ

เมื่อมีการปรับเปลี่ยนแผนหรือวิธีการบางอย่างในช่วงวิกฤติ
ย่อมส่งผลถึงพฤติกรรมการปฏิบัติตัวที่อาจจะไม่สะดวก ไม่คุ้นเคยเหมือนเดิม
ผู้นำมี่ดีจะอาสาเป็นผู้ริเริ่มทำเรื่องที่จะเปลี่ยนแปลงก่อน(ทั้งๆที่ยังไม่แน่ใจว่าผลลัพธ์จะเป็นอย่างที่คาดไว้หรือไม่)
แต่เพื่อให้ทีมงานเกิดความเชื่อมั่น ถ้าผู้นำทำได้พวกเขาก็ทำได้
สิ่งที่เกิดขึ้นตามมาคือความเปลี่ยนแปลงแบลทวีคูณและเสียงต่อต้านที่ลดลง

เทคนิคทั้ง4ข้อ ดูเหมือนไม่ยากหากเป็นสถานการณ์ปกติทั่วไป
แต่กับช่วงเวลาที่วิกฤตินั้น การลงมือปฏิบัติแบบทั้งสี่ข้อถือเป็นความท้าทายในการช่วยเป็นแรงกระตุ้นผลักดันให้ทีมงานพร้อมที่จะทดลองทำสิ่งใหม่ๆโดยมีความเชื่อว่ามันจะผ่านไปได้
ดีกว่ามาคอยสงสัย หวาดระแวงว่าผู้นำของเขาจะคอยแต่เอาตัวรอด ปัดผิดพ้นตัวหรือไม่
เมื่อวิกฤตนั้นผ่านพ้นไป โครงการจะได้บุคลากรที่มีจิตใจเข้มแข็ง รวมถึงความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน พร้อมที่จะร่วมมือกันจัดการวิกฤติอื่นๆที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตต่อไป