EP 3:ปัญหาที่Project Manager เจออยู่บ่อยๆในโครงการ

"พี่ครับ พอดีรถที่จะไปส่งของยางแตก ขอเลื่อนเป็นส่งพรุ่งนี้นะครับ" ....แต่หน้างานรอใช้ของ !!!
"วันนี้ทีมผมไม่เข้าหน้างานนะครับ ติดงานด่วนอีกโครงการหนึ่ง" .... นึกในใจ..โถ่ จะรีบส่งงาน !!!
"เลยสามทุ่มแล้ว ทำไมยังมีเสียงทำงานอีกค่ะ " .... นึกในใจ... ก็งานมันเร่งให้ทำ24ชั่วโมงยังไม่ทันเลย!!! .

ความสามารถในการรับมือกับปัญหาจึงเป็นคุณสมบัติที่สำคัญของผู้บริหารโครงการ เพราะไม่ใช่แค่การหาวิธีจัดการกับปัญหา
แต่ยังต้องจัดการกับความรู้สึกตัวเองตอนที่รับรู้ปัญหาต่างๆที่วิ่งเข้ามา และยังต้องhandle สภาวะจมกองปัญหาโดยที่ไม่ล้มป่วยหรือแกล้งตายไปก่อน

ปัญหามีหลายรูปแบบ ส่วนใหญ่ที่ผมเจอตอนบริหารโครงการมีประมาณนี้

1.อุปสรรคเกี่ยวกับการจัดการทรัพยากรโครงการ5M
วัสดุขาด คนไม่พอ เบิกเงินไม่ได้ ขาดกระแสเงินสด อุปกรณ์ชำรุด Detailไม่เคลียร์ ขั้นตอนเยอะแยะ รออนุมัตินาน เรื่องพวกนี้ส่วนใหญ่มักเกิดวนๆซ้ำๆ แก้กันไม่จบ แก้แค่ให้ผ่านๆไป ถ้าไม่เซ็ตระบบ ไม่มีเครื่องมือหรือตัวช่วยบริหารที่เหมาะสมก็ต้องนั่งแก้กันไปเรื่อยๆจนจบโครงการ
2.การปรับเปลี่ยนรูปแบบโครงการหรือขอบเขตงานจากเจ้าของงาน
คำว่า"scopeนิ่ง"หรือ"ไม่เปลี่ยนภายหลัง"แทบจะไม่มีอยู่จริงในงานโครงการ เพราะตอนที่คิดโครงการมันยังไม่เห็นเป็นรูปเป็นร่าง แต่พอเริ่มทำไป เริ่มเห็นเค้าโครงมากขึ้นก็มักเจอจุดที่ไม่ถูกใจ ไม่เป็นดั่งภาพฝัน ... การเปลี่ยน"ใจ"จึงเกิดขึ้น
จึงเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ของผู้บริหารโครงการที่จะรับมือ บางการเปลี่ยนแปลงก็ต้องดื้อแพ่งโดยชี้แจงผลกระทบทั้งตัวเงิน เวลาและมาตรฐานงาน แต่บางการเปลี่ยนแปลงก็ต้องเข้าใจเจ้าของงานหรือลูกค้าและช่วยคิดหาทางทำให้ไปได้และมีผลกระทบน้อยที่สุด
3.ข้อจำกัดเกี่ยวกับเป้าหมาย(Time-Cost-Quality)
เลื่อนเวลาส่งมอบโครงการให้เร็วขึ้นบ้าง ปรับลดงบประมาณลงบ้าง อยากได้มาตรฐานสูงๆบ้าง พวกนี้ล้วนกระทบกับMaster Plan และ Standard of Work ทั้งนั้น หากมีการปรับเปลี่ยนจริงก็ต้องมาวางแผนกันใหม่ ส่วนจะเป็นScope งานเพิ่ม-ลดหรือไม่ก็อยู่ที่การเจรจาต่อรองกัน
4.ปัญหาที่กรอบความคิดหรือพฤติกรรมของคนหรือบางกลุ่มแต่กระทบส่วนรวม
งานโครงการเป็นแหล่งรวมคนที่หลายหลายความคิด อายุ ประสบการณ์ การศึกษา ทัศนคติ บางกลุ่มจะเอาแต่งานตัวเองไม่สนใจส่วนรวม ขอให้Scopeงานตัวเองจบ แต่ส่วนรวมจะเป็นยังไงก็ช่าง โครงการจะจบหรือไม่จบก็ช่าง ... ท้าทายความสามารถในการบริหารความแตกต่างของผู้นำอย่างมาก
5.ปัญหาด้านการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ
มากกว่า50% ของปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการมักมีสาเหตุจากการสื่อสาร เช่น ไม่เข้าใจและไม่ถามให้เคลียร์ , ไม่รับฟังและไม่หาข้อสรุป , เข้าใจกันคนละมุม , บอกรายละเอียดไม่ชัดเจน , สื่อสารไม่เป็นและไม่เก่ง ไม่มั่นใจ , ไม่ชอบหน้าเลยไม่อยากพูดคุยด้วย , ความรู้และประสบการณ์ไม่เท่ากันเลยมองภาพไม่ตรง , ถ้าถามไปเดี๋ยวหาว่าไม่ฉลาด อยู่เงียบๆทำมั่วๆดีกว่า
การเอาระบบการสื่อสารโดยใช้เครื่องมือหรือช่องทางต่างๆกำหนดเป็นแนวทางสื่อสารให้ชัดเจนร่วมกันทั้งโครงการ กรณีไหนใช้อีเมล์ กรณีไหนใช้ไลน์ กรณีเร่งด่วนให้โทรเท่านั้น เรื่องสำคัญต้องมีแบบอ้างอิงพร้อมdetailประกอบ .... ต้องใช้หลายๆแบบผสมกัน ที่สำคัญคือควรมีการยืนยันกันที่อ้างอิงได้ ไม่ใช่แค่คำพูด
6.ปัญหาที่เป็นผลกระทบจากPESTLE (Political - Economic - Social - Technology - Legal - Environment)
ถ้า50%ของปัญหาในโครงการเกิดจากการสื่อสาร ส่วนที่เหลือส่วนหนึ่งก็เกิดจากปัจจัยภายนอกที่ควบคุมไม่ได้ เช่น สภาพสังคมที่เปลี่ยนไปส่งผลต่อตลาดแรงงาน , เศรษฐกิจชะลอตัวส่งผลด้านการเงิน , กฏหมายบางฉบับที่เป็นอุปสรรคต่อรูปแบบโครงการ , การเมืองที่ไม่แน่นอนส่งผลต่อโครงการที่มีระยะเวลายาวๆ เรื่องพวกนี้บางเรื่องคาดเดาได้ว่ามันจะเกิด แต่บางเรื่องก็มาแบบปุ๊บปั๊บไม่ทันตั้งตัว
ผู้บริหารโครงการบางคนก็มองเป็นเรื่องโชคชะตาแต่บางคนมองเป็นการบริหารจัดการความเสี่ยง(Risk Management)
7.ปัญหาการเมืองภายในองค์กรหรือในโครงการ
อีกหนึ่งปัญหาที่ผู้บริหารโครงการหลีกเลี่ยงได้ยาก คนของใคร ทีมของใคร คนนั้นไม่ชอบคนนี้ คนนี้ไม่อยากร่วมงานกับคนนั้น การเตะตัดแข้งตัดขา สกัดดาวรุ่ง มีแทบทุกรูปแบบ
ผู้บริหารโครงการบางคนเลือก"อยู่ให้เป็น" บางคนเลือก"ถอยดีกว่า" บางคน"ชนดะ"ไม่สนใจหน้าอินทร์หน้าพรหม ส่วนบางคนไม่ทันเกมก็ต้องเสียเปรียบอยู่ร่ำไป
8.อุบัติเหตุที่ไม่คาดคิด
อุบัติเหตุส่วนใหญ่เกิดจากความประมาท แต่อุบัติเหตุที่ไม่ทราบสาเหตุก็มีเยอะ ไม่มีใครอยากให้โครงการของตัวเองมีอุบัติเหตุเกิดขึ้นไม่ว่าจะหนักหรือเบา เพราะมันกระทบหลายด้านจริงๆ ผู้บริหารโครงการที่มีประสบการณ์สูงจะเคยผ่านอุบัติเหตุมาหลายแบบ จึงมีประสบการณ์ในการรับมือและป้องกันได้ดี

หากมองในแง่ดีปัญหาเหล่านี้ช่วยสร้างภูมิต้านทานภายในให้ตัวเอง หากผ่านได้ก็จะรับมือได้ดีขึ้นในอนาคตแน่นอน และหากเข้าใจธรรมชาติของงานโครงการ ปัญหาเหล่านี้มันคือวัฐจักร มันคือของที่อยู่คู่กัน โครงการยิ่งขนาดใหญ่ มีความซับซ้อนมากก็ยิ่งเจอปัญหามาก โครงการขนาดเล็กไม่ซับซ้อน ระยะเวลาสั้นๆก็ไม่ใช่ไม่เจอ แต่อาจจะสร้างความปวดหัวไม่เท่ากับโครงการขนาดใหญ่

หากงานบริหารโครงการคือเส้นทางCareer Path ที่จะเติบโตไม่ว่าจะเป็นลูกจ้าง มืออาชีพ หรือเจ้าของธุรกิจ ก็ต้องปรับทั้งกรอบความคิดที่จะอยู่กับปัญหาเหล่านี้อย่างเข้าใจ และพัฒนาความสามารถในการป้องกันและจัดการปัญหาอย่างเป็นระบบ รวมถึงการพัฒนาทีมงานให้มีความเป็นผู้นำและรับผิดชอบปัญหาได้ด้วยตัวเขาเอง ก็จะช่วยลดปัญหาที่วิ่งเข้ามาหาตัวผู้นำลงได้