EP 2:Project Manager มีวิธีคัดเลือกคนอย่างไร

ตอนที่ผมเองเริ่มขึ้นมาเป็นระดับหัวหน้าใหม่ๆและต้องรับผิดชอบในการคัดเลือกทีมด้วยตัวเอง (ทีมในที่นี้หมายถึง Staff,ช่างฝีมือและผู้รับเหมา)

วิธีเลือกคนของผม(ในช่วงนั้น) คือ "เอาคนนำงาน"

เลือกคนที่เคมีตรงกัน ทำงานสไตล์คล้ายกัน เข้ามาก่อนแล้วดูเขาถนัดอะไรเพื่อจะได้มอบหมายให้ตรงกับที่เขาถนัด

ข้อดีคือได้คนที่ทำงานเข้ากันได้ดี งานที่ให้ก็มีความคืบหน้า บอกซ้ายหัน-ขวาหัน แถมมีความรับผิดชอบสูง

แต่สิ่งที่ผมมองข้ามไปและกลายเป็นปัญหาภายหลังคือ มีหลายหน้าที่ที่ผมต้องเข้าไปTake role เองเพราะไม่ได้คุยกับคนที่ดึงเขามาไว้ตั้งแต่ทีแรก ครั้นพอมอบหมายเพิ่มเติมภายหลังก็กลายเป็น Overload และกระทบกับงานหลักของเขา หรือถ้าหาคนมาอุดช่องว่างของงานก็กลายเป็นBudget ส่วนเกินจากที่วางไว้ต้องไปตัดลดงบส่วนอื่นหรอลดNet Profitที่คาดว่าจะได้ลง นี่คือข้อควรระวังที่สำคัญของการเลือกคนเขามาก่อนแล้วค่อยหางานที่เหมาะกับเขา

พอเริ่มมีประสบการณ์มากขึ้นจึงเปลี่ยนมาเป็นแบบ "เอางานนำคน"

คือต้องวาง Project Organization Chart ให้แล้วเสร็จก่อนเข้าสู่กระบวนการคัดเลือกคน

โดยแนวทางในการวาง Project Organization Chart จะมองหลายๆด้านเช่น
• Breakdown งานออกมาแล้วจะต้องมีตำแหน่งใดบ้าง จำนวนกี่คน และBudgetแต่ละตำแหน่ง(ทีม) โดยจะcover หน้าที่ทั้งหมดเพื่อไม่ให้มีGap ที่จะต้องเข้าไป Take role เองภายหลัง
• กำหนดคุณสมบัติที่เหมาะสมในแต่ละตำแหน่ง เช่น
- ต้องมีความรู้ ทักษะอะไรบ้าง
- ประสบการณ์ด้านไหน กี่ปี
- ควรมีMindset แบบใด

หลังจากกำหนด Project Org. Chart เสร็จแล้วจึงค่อยเริ่มหาคน โดยจะมองหาจากคนในหรือคนที่คุ้นเคยก่อนเพื่อประเมินคุณสมบัติว่าตรงกับที่วางไว้หรือไม่

หากไม่ตรงหรือหาได้ไม่ครบจึงค่อยลองสอบถามจากคนรู้จักอีกทีว่ามีแนะนำหรือไม่ ถ้าไม่มีหรือไม่ได้จริงๆถึงจะค่อยมองไปที่ตลาดแรงงาน(ตามสื่อต่างๆ)

ข้อดีของการคัดเลือกคนโดยเอา"งานนำคน" คือ เราจะได้คนที่ใกล้เคียงกับขอบเขตงานมากและCover scope งานของProject ได้ครบจริงๆ เพื่อเราจะได้ถอยออกมาMonitor ที่ภาพรวมแทน

แต่ก็มีข้อเสียหรือความเสี่ยงคือ หากเป็นคนใหม่ๆ ต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ ปรับตัว ซึ่งบางคนก็ไปต่อได้ยาว แต่บางคนก็ไม่ไปต่อ ทำให้ต้องเข้าสู่กระบวนการคัดเลือกคนอีกรอบ

จากทั้งการคัดเลือกแบบ "คนนำงาน" และแบบ "งานนำคน" ต่างก็มีทั้งข้อดีแล้วข้อเสียต่างกัน

ผู้นำที่ขยันและความรับผิดชอบสูงก็อาจจะเลือกคนรู้ใจเข้ามาก่อน และหากมีGap ของหน้าที่ก็ค่อยลงไปTake Role เอง (เพิ่ม Workload หน่อย แต่บริหารแบบสบายใจ) แต่ต้องบริหารเวลาเพื่อปั้นคนขึ้นมา แล้วทะยอยผ่องถ่ายงานที่ถืออยู่ออกไปเรื่อยๆ

ผู้นำที่บริหารแบบมองภาพรวมเป็นหลัก ไม่ชอบลงรายละเอียดหรือลงไปลุยเอง ก็อาจจะวางงานแล้วหาคนมาplug in เข้าไปให้ครบ จากนั้นก็ถอยตัวเองออกมา Manage & Monitor สลับกับสอนงานและโค้ช ถ้ายังมีหน้าที่ไหนที่ไม่มีคนรับผิดชอบก็หาคนมาเติมเข้าไปอีก หรือถ้างานไม่คืบหน้าก็อาจจะมีการปรับเปลี่ยนใหม่ไปเลยก็มี

แต่สิ่งหนึ่งที่ได้เรียนรู้จากผู้นำเก่งๆหลายคน สิ่งหนึ่งคือเขาจะเน้นสร้างและรักษาคนเก่งๆไว้ แต่หากต้องเสียคนเก่งไปจริงๆก็พร้อมที่จะสร้างคนใหม่ๆขึ้นมาทดแทนได้ (จนดูเหมือนจะเป็นเครื่องจักรผลิตคนเก่งเลยก็ว่าได้)