เทคนิคการเจรจาต่อรองให้ได้ผลลัพธ์สำหรับผู้บริหารโครงการ

เนื่องจากทรัพยากรในโครงการมีอย่างจำกัดพอดีเช่น กำลังคน อุปกรณ์ เครื่องมือ วัสดุ งบประมาณ รวมถึงทรัพยากรที่สำคัญที่สุดคือ เวลา รวมถึงความต้องการของOwner User Customer ก็อาจเปลี่ยนแปลงได้ตลอด ทุกฝ่ายที่ทำงานภายในโครงการจึงอยากให้งานในscopeของตนเองจบโดยเร็วที่สุด ใช้ต้นทุนน้อยที่สุด และรักษาคุณภาพของงานให้ดีที่สุด...เท่าที่จะบริหารจัดการได้

แต่ข้อจำกัดต่างๆที่แต่ละฝ่ายมีมักจะเกี่ยวข้องและส่งผลต่องานของฝ่ายอื่นๆ เช่น

• ฝ่ายจัดซื้อต้องเทียบราคาของSuppliers 3 เจ้าตามนโยบาย จึงส่งผลถึงระยะเวลาของการได้ของมาใช้งาน
• หน้างานยังไม่เรียบร้อยจึงไม่พร้อมส่งมอบให้อีกทีมเข้ามารับงานต่อตาทแผนที่วางไว้
• ลูกน้องและผู้รับเหมามีงานเต็มมือจึงไม่สามารถแบ่งคนไปช่วยเหลืองานส่วนอื่นที่ร้องขอมาได้
• ผู้บริหารองค์กรสั่งให้ควบคุมต้นทุนจึงไม่สามารถเบิกเงินได้ง่ายเหมือนเกิม
• พื้นที่มีค่อนข้างจำกัดทำให้ไม่สามารถจัดวางอุปกรณ์ได้ ทำให้ต้องขนย้ายเป็นระยะทางไกลและเสียเวลามาก

สถานการณ์แบบนี้มีทั้งผู้ได้และเสียประโยชน์ ซึ่งน้อยคนที่จะยอมเสียประโยชน์หรือยินดีเสียสละเพื่อให้ตัวเองทำงานลำบากขึ้นจึงเป็นเหตุผลให้เกิดการเจรจาต่อรองกันอยู่เสมอในโครงการ

แต่งานโครงการมีน้อยครั้งมากที่จะเจรจาแล้วทุกฝ่าย WIN หมดทุกครั้ง โดยธรรมชาติก็มักจะมีคนที่ต้องLOST คือทำงานยากขึ้น ต้องปรับวิธีการใหม่ ส่วนจะ LOST มากหรือน้อยขึ้นอยู่กับความสามารถในการเจรจาต่อรอง

จากประสบการณ์ที่เคยผ่านสถานการณ์การเจรจาต่อรองมา เจอทั้งแบบ WIN-WIN , WIN-LOST , LOST-LOST และเห็นผู้บริหารโครงการเก่งๆที่เป็นสุดยอดนักเจรจา

ผมถอดวิธีคิดของสุดยอดนักเจรจาต่อรองออกมาได้ 8 ข้อดังนี้

1.คิดถึงผลลัพธ์ที่เราและอีกฝ่ายคาดหวัง(อยากได้มากที่สุด)คืออะไร
2.ให้ความสำคัญกับในข้อจำกัดของเราและอีกฝ่ายว่ามีอะไรบ้าง
3.ประเมินทางออกที่ดีที่สุดและจุดตัดใจของอีกฝ่ายอยู่ตรงไหน อำนาจการตัดสินใจมีแค่ไหน
4.ค้นหากรอบของการเจรจาตามความต้องการและข้อจำกัดของแต่ละฝ่ายเช่น ระยะเวลา ทำงาน1วัน(เรา)-5วัน(เขา) , ไม่อนุมัติงบเลย(เขา) - 100,000 บาท(เรา) , ส่งของวีคหน้า(เขา)-ส่งพรุ่งนี้(เรา)
5.คิดถึงทางออกอื่นๆเพิ่มเติมอยู่เสมอเพื่อไม่ให้การต่อรองกรณีเจอทางตัน เช่น ส่งให้ก่อน30% ภายในสามวัน , อนุมัติงบให้ 50,000 บาทโดยที่ต้องส่งงานก่อน50%
6.พยายามรักษาบรรยากาศของการพูดคุยโดยมองที่ภาพความสำเร็จของโครงการร่วมกัน
7.หาโอกาสในการทำให้อีกฝ่ายรู้สึกตัวเองมีคุณค่าเป็นคนสำคัญ เช่น ชื่นชมที่เขายึดมั่นเรื่องคุณภาพ , เข้าใจที่เขาต้องรักษาสมดุลของงบประมาณเพื่อให้โครงการอยู่รอด
8.อ่อนน้อมแต่ไม่อ่อนแอ ยึดมั่นในจุดยืนและหลักการ(Assertive) หากอีกฝ่ายไม่ยอมรับหรือยอมปรับเงื่อนไขและทำให้เราเสียเปรียบมากเกินไปก็ต้อง"หยุดการเจรจา" เพื่อกลับมาประเมินสถานการณ์ใหม่และกลับเข้าสู่การเจรจาอีกครั้งภายหลัง

ตำราสุดยอดเทคนิคการเจรจาต่อรองที่เขียนไว้ดีอยู่แล้วและใช้ได้จริงแต่สำคัญสุดคือการอยู่กับสถานการณ์จริงแล้วเรียนรู้ทำความเข้าใจกับตัวเอง กระบวนการคิดและตระหนักรู้ถึงเหตุผลขการตัดสินใจทุกครั้ง..จะช่วยให้เราเป็นนักเจรจาต่อรองที่อีกฝ่ายยอมรับและrespect เรามากขึ้นไม่ว่าเราจะอยู่ในLevelใดก็ตาม